Công việc kinh doanh không cho phép bạn yên vị trong văn phòng tiện nghi và quen thuộc của mình. Bạn thường xuyên phải đi công tác cả trong và ngoài nước để kiểm tra, nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng, hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc công ty bạn.

Những chuyến công cán như vậy luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ khó lường, nhất là khi bạn ra nước ngoài. Mặc dù bạn có thể đã “thạo lắm rồi” công việc chuẩn bị cho các chuyến đi, song những tính toán và dự trù này thường ít khi được tiến hành một cách chuyên nghiệp. Bạn chỉ có thể hiểu biết phần nào về tình hình kinh tế, xã hội tại nơi đến, nhưng có lẽ bạn khó mà dự liệu trước những bất ổn và rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Vậy bạn hãy học cách phòng tránh rủi ro cho những chuyến công tác tiếp theo. Đây cũng là một kỹ năng hữu ích đối với tất cả các nhà quản lý chuyên nghiệp.

Liệu bạn có quên gì trước chuyến đi?

– Ngay khi có kế hoạch đi công tác trong hay ngoài nước, bạn hãy đánh giá tính cần thiết của chuyến đi đó về mọi mặt. Xem xét liệu bạn có thể thay thế chuyến đi này bằng việc điều hành công việc qua điện thoại, Internet hay hội thảo video không? – Yêu cầu thư ký rà soát địa điểm cần đến về tình hình an ninh, giao thông, truyền thông, liên lạc và điều kiện ăn ở… từ đó dự trù kinh phí cũng như các phương án ứng phó khi xảy ra sự cố. – Đảm bảo là mọi giấy tờ bạn mang theo đầy đủ và còn hiệu lực, như hộ chiếu, bằng lái xe… Đừng để chuyến công tác của mình lâm vào tình thế dở khóc, dở cười vì chuyện giấy tờ cá nhân. – Quét và lưu toàn bộ các tài liệu quan trọng vào máy tính hoặc chính e-mail của bạn. Trong trường hợp thất lạc tài liệu, bạn sẽ có ngay bản sao của chúng qua Internet.

– Cất ở nhà hoặc ở văn phòng bản sao hộ chiếu và lịch trình công tác bạn đã vạch ra. Trong trường hợp bạn bị mất tích hoặc kẻ xấu tấn công, bắt cóc, cơ quan an ninh trong nước và quốc tế sẽ có cơ hội tìm được bạn.

– Hãy chuẩn bị một tấm thẻ đặc biệt có lưu các thông tin cá nhân của bạn như địa chỉ, tên công ty, thông tin nhóm máu và các dữ liệu cá nhân quan trọng khác của bạn. Tốt nhất là nên chuẩn bị tấm thẻ này bằng ngôn ngữ quốc tế như tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của đất nước nơi bạn công tác. – Mang theo bên mình hoặc lưu trữ vào điện thoại di động, máy tính các số điện thoại, fax quan trọng và cần thiết như sứ quán, khách sạn, các địa chỉ cho thuê xe, bảng mã vùng điện thoại và các dịch vụ khẩn cấp như y tế, công an… để bạn có thể liên lạc bất kỳ lúc nào. Điện thoại của bạn nên đăng ký dịch vụ gọi quốc tế để bạn có thể liên lạc bất kỳ ở đâu khi bạn muốn.

– Theo dõi thời tiết tại nơi bạn đến để chuẩn bị tốt hơn cho công việc họp hành, đi lại… cũng như tránh được các rủi ro khi thiên tai, lũ lụt xảy ra. Bên cạnh đó, thời tiết cũng là yếu tố quan trọng khi bạn sắp xếp vật dụng cho chuyến công tác của mình.

Soạn hành lý – không đơn giản chút nào!

– Nên phân biệt rõ giữa hai tiêu chí “gọn nhẹ nhất” và “cần thiết nhất”. Nếu như chỉ vì mục đích soạn hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà những thứ quan trọng, thì có khi bạn sẽ phải hối tiếc đấy!

– Thông thường, bạn chỉ lên danh sách những vật dụng cần thiết mà bạn mang theo. Đó là một thói quen tốt, nhưng bạn sẽ còn sắp xếp hành lý hiệu quả hơn khi kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự trù xem có bao nhiêu cuộc họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều không. Từ đó bạn mới tính toán cụ thể nên mang theo bao nhiêu bộ quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay các buổi dự tiệc, đi tham quan, cũng như các vật dụng và thiết bị cần thiết liên quan. Một cách linh động hơn, bạn có thể chọn những mẫu quần áo, giày dép có thể kết hợp kể cả khi làm việc cũng như khi đi dạo chơi.

– Sức khỏe là trên hết! Vậy nên bạn hãy chuẩn bị một túi nhỏ đựng các loại thuốc bạn thường sử dụng và cả một số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo đó là toa thuốc đã được kê khai trong những lần khám bệnh gần đây.

– Có những vật dụng mà bạn đã chuẩn bị nhưng không thể nhớ ra chúng nằm ở đâu trong đống hành lý của mình. Vậy nên hãy gói gém những thứ bạn hay quên vào cùng một chỗ. Lên đường thôi!

– Nếu bạn đến những đất nước đang ở trong tình trạng bất ổn, tốt nhất là bạn nên báo với sứ quán hoặc các cơ quan ngoại giao gần nơi bạn đến nhất.

– “Nhập gia tùy tục” luôn là bài học vỡ lòng đối với một người xuất ngoại như bạn. Hãy học hỏi và làm quen với các phong tục địa phương hoặc luật pháp quốc gia nơi bạn đến để thích nghi và hòa nhập vào cộng đồng, đồng thời tạo ấn tượng tốt đẹp cho đối tác của bạn.

– Hãy luôn để trong ví tấm danh thiếp của khách sạn nơi bạn ở. Như vậy, khi muốn taxi đưa về, bạn chỉ việc rút thẻ ra cho lái xe xem địa chỉ. Bạn cũng có thể may mắn nhận lại chiếc ví bị đánh rơi hay bị mất cắp từ một người dân địa phương tốt bụng nào đó.

– Nhớ đem theo các thứ thuốc quan trọng đối với sức khỏe của bạn mọi lúc mọi nơi. Nói cho những người trong đoàn biết thông tin về bệnh tình của bạn để họ yêu cầu dịch vụ y tế khi bạn gặp sự cố ảnh hưởng đến sức khỏe.

– Trong trường hợp xảy ra thảm họa, thiên tai nào đó, nếu bạn còn an toàn thì hãy tìm mọi cách liên lạc với người thân để thông tin cho họ.

– Duy trì liên lạc qua e-mail, điện thoại với người thân hay với công ty để nếu xảy ra trường hợp bạn mất liên lạc một cách bất thường, những người này sẽ tìm cách báo cho cơ quan an ninh hay cơ quan ngoại giao nơi bạn đến.

– Hãy nêu cao tinh thần đoàn kết trong đoàn công tác. Tại một địa điểm hoàn toàn xa lạ, bạn nên dự trù tình huống thất lạc khi ra ngoài, vậy nên mọi người trong đoàn hãy hẹn nhau tại một địa điểm nhất định và vào một giờ chính xác.

– Rắc rối cũng thường xuyên xảy ra với chuyện tiền nong. Nếu bạn ở nước ngoài, thẻ tín dụng của bạn phải là thẻ quốc tế để bạn có thể sử dụng trong tình huống bị mất trộm đồ đạc hoặc cần đến lượng tiền mặt lớn. Ngoài ra, bạn không nên để quá nhiều tiền mặt trong người. Có thể bạn sẽ cho rằng chỉ là lo quá xa khi phải chuẩn bị những công việc trên. Thế nhưng người Trung Quốc có câu: “Cẩn tắc vô ưu”, còn người Nga cũng thường nói: “Thượng Đế luôn che chở người cẩn thận”. Vậy thì là một nhà quản lý chuyên nghiệp, bạn nên dự trù và chuẩn bị sẵn tâm lý cho những tình huống xấu nhất. Luyện tập và hình thành thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn an tâm hơn, hạn chế tối đa rủi ro và thu được nhiều ích lợi hơn trong các chuyến công tác của mình. Chúc bạn thượng lộ bình an!