Những chuyến đi công cán không giống như kỳ nghỉ lễ. Chắc chắn rồi, đó có thể là dịp khám phá những địa danh lạ, những nền văn hoá và tập tục đa dạng, làm quen với những con người mới, nhưng nhiều người hay phải bay đi công tác thường chỉ thích được ở nhà.
Chuyến công tác có thể làm bạn thấy mệt mỏi và căng thẳng, cho dù là chuyến bay ra nước ngoài để gặp khách hàng hay nhà cung cấp, hay chuyến bay hàng tuần trong nội địa đến một thành phố lân cận để gặp gỡ nhân viên hay sếp của bạn.
Nếu bạn cần phải thực hiện một chuyến công tác, hãy sử dụng những bí quyết dưới đây để củng cố cho hình tượng chuyên nghiệp của mình.
Lên kế hoạch trước
* Tìm hiểu về nơi đến
Cho dù bạn sẽ tới Bangkok hay Boston, nên vào mạng để đọc qua về khu vực đó, lịch sử của nó, những danh lam thắng cảnh… Hỏi han qua khách hàng, nhà cung cấp hay đồng nghiệp của bạn sẽ giúp củng cố uy tín của bạn trong con mắt họ và chứng tỏ rằng bạn không chỉ quan tâm đến việc kinh doanh đơn thuần. Và Bạn sẽ có nhiều khả năng thành công hơn khi ký kết hợp đồng hay lúc tổ chức một buổi thuyết trình đặc biệt.
* Tìm hiểu về phong tục
Hãy cố gắng nắm được những thông lệ của địa phương, những món ăn đặc trưng…để biết chắc rằng bạn tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng hay những người cộng tác. Có rất nhiều điểm khác biệt về văn hoá trong cách dùng danh thiếp, cách gọi tên, tầm quan trọng của việc đúng giờ, ý nghĩa của một số cử chỉ, những điều có thể giúp hoặc cũng có thể làm hỏng những thoả thuận kinh doanh nếu bạn không tìm hiểu về chúng.
Lường trước khả năng chậm trễ
Hãy lên kế hoạch làm việc của bạn sao cho khoảng thời gian từ lúc Bạn đến nơi và cuộc gặp đầu tiên phải thật rộng rãi. Chuyện chuyến bay trễ vẫn thường xảy ra, và đường đến sân bay bị nghẹt cũng là thường. Một nhà kinh doanh thông minh sẽ biết dự trù thời gian để phòng trường hợp chậm trễ.
* Xem các hướng dẫn về lệ “cho tiền quà”
Hãy tìm hiểu trước về những thông lệ cho tiền quà tại địa phương. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi lúng túng nếu phải thanh toán hoá đơn cho bữa tối. Ở một vài nước, tiền boa hoặc phí phục vụ thường được tự động cộng thêm vào hoá đơn; còn ở một số nước khác, du khách nước ngoài thường nhầm thuế với phí phục vụ. Tìm hiểu trước điều này, bạn sẽ không phải đoán mò và trông bạn sẽ từng trải hơn.
Chuẩn bị sẵn sàng
* Mang theo hành lý thích hợp
Hãy kiểm tra để biết chắc chắn là ví, cặp tài liệu hay túi du lịch của bạn không chứa những đồ vật cấm. Dù chỉ là những cái giũa móng tay và những cái kéo nhỏ cũng sẽ bị tịch thu, bạn còn có thể bị khám người. Nếu bạn đi cùng với sếp hoặc đồng nghiệp, họ sẽ không thích thú gì khi nhìn bạn lóng ngóng lục đống đồ để tìm vé hoặc phiếu đặt chỗ. Hãy xử sự như là bạn là một thương gia có thế lực, bởi bạn không thể biết trước sẽ gặp ai ở sân bay.
* Mang theo những giấy tờ tuỳ thân cần thiết.
Hãy kiểm tra chắc chắn rằng bạn có đủ những giấy tờ hợp lệ, hộ chiếu, thị thực, giấy khám sức khoẻ… Uy tín nghề nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn phải huỷ bỏ một cuộc gặp hoặc buổi thuyết trình vì bị từ chối nhập cảnh vào đất nước đó.
Hơn nữa, hãy để những tài liệu kinh doanh quan trọng trong hành lý xách tay của bạn. Nếu bạn đi để thuyết trình hay đấu thầu, hãy mang theo trong túi bản copy dự trữ của các tài liệu đó trên đĩa CD hay đĩa mềm. Hãy mang theo tiền mặt và ăn vận thật sang trọng.
* Mang theo tiền mặt
Bạn nên có một ít tiền mặt trong ví để dự phòng cho những trường hợp cần ngay như trả tiền taxi hay “boa”. Hãy kiểm tra trước xem thẻ rút tiền ATM của bạn có sử dụng được tại bất kỳ nước nào bạn đến hay không, bởi có thể bạn sẽ phải cần đến số (PIN) đặc biệt. Hãy mang theo 2 thẻ tín dụng, đề phòng trường hợp có những cửa hiệu hay nhà hàng nào đó không chấp nhận một trong hai thẻ đó.
* Mang theo quần áo để thay đổi
Hãy mang theo trong túi du lịch những thứ cần thiết như: dao cạo râu, đồ mỹ phẩm, áo sơ mi, cà vạt, tất và quần soóc, phòng trường hợp hành lý ký gửi của bạn bị trễ. Mặc những bộ đồ jean cũ kỹ hay những chiếc quần soóc ngắn trong các cuộc gặp gỡ quan trọng vì bị mất hành lý sẽ ảnh hưởng rất xấu đến hình tượng của bạn.
Tác phong chuyên nghiệp
Ăn mặc như một người thành đạt
Hãy hỏi bất kỳ những người nào đã đi công tác, khi máy bay thiếu chỗ thì những người được gọi bổ sung lên hạng ghế business class đều là những người ăn mặc lịch sự. Sự nghiệp của bạn có thể có những bước ngoặt theo chiều hướng tích cực nếu như hành khách ngồi cạnh bạn trở thành một đối tác quan trọng. Thậm chí nếu đó là một người ở tuổi bà rồi thì không chừng con của bà lại là giám đốc của 1 trong số 500 công ty lớn nhất thế giới. Nếu như bà ấy có ấn tượng tốt với bạn thì có thể bà sẽ đòi con bà gọi cho bạn.
* Tắt điện thoại di động
Đừng bao giờ bàn bạc công việc kinh doanh bằng điện thoại di động ở phòng chờ sân bay trừ khi bạn tìm được một nơi yên tĩnh, hẻo lánh. Mọi người không cần nghe công việc kinh doanh của công ty bạn.
* Bảo mật tài liệu
Nếu bạn mang một số công việc lên máy bay làm, bạn phải chắc chắn rằng đó không phải là tài liệu mật. Trong thời gian trên máy bay, mọi người sẽ nhìn trộm qua vai bạn, hoặc thậm chí là từ dãy ghế khác. Đây không phải là nơi để nghiên cứu bản tóm tắt kế hoạch sản phẩm mới chứa những thông tin tuyệt mật.
Sử dụng thời gian hợp lý
* Tạo dựng các mối quan hệ
Chuyến đi công tác thường có nghĩa là bạn chỉ quan sát được những gì ở trong sân bay, máy bay và khách sạn. Hãy hẹn với các đồng nghiệp ra ngoài vào buổi tối, để xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn cho bản thân và để hoàn thành nhiệm vụ mà công ty giao phó. Liên lạc với một người bạn nước ngoài có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nghiên cứu về dự án sắp tới. Hãy dành chút thời gian đi tham quan một vài thắng cảnh. Tại buổi họp mặt toàn bộ hệ thống sắp tới, hãy đề cập đến đài kỷ niệm ở Berlin hay công trình kiến trúc ở Vienna, và bạn sẽ được nhìn nhận như một nhà kinh doanh thành đạt với kinh nghiệm toàn cầu.
* Sử dụng máy tính xách tay
Hãy đánh máy lại các dữ liệu ngay sau khi ghi chép. Trông bạn sẽ rất chuyên nghiệp khi đánh bản báo cáo ngay trên đường trở về văn phòng của mình. Trong thời gian bay hoặc những đêm không ngủ, hãy ghi lại những thông tin cho những dự án mới mà bạn có thể phát triển. Hãy trả lời e mail và nhắc là bạn đang trả lời thư từ Zimbabwe hay Portland để chủ động tạo ấn tượng với người nhận thư.
* Mang theo sách
Đọc sách trong phòng chờ và trên chuyến bay sẽ giúp bạn thư giãn và đến cuộc họp hay hội thảo với vẻ tỉnh táo. Hãy nhớ rằng mọi người sẽ đánh giá bạn qua những gì bạn đọc. Một quyển sách về kinh doanh hay lãnh đạo sẽ nâng cao tầm nhìn và sự hiểu biết của bạn.
* Làm cho chuyến đi có ích nhất
Dù cho bạn kinh doanh trong ngành nào thì những chuyến công tác sẽ thường xuyên là cần thiết cho bạn leo tới nấc thang danh vọng. Cho dù bạn rất ghét đi công tác thì việc bạn từ chối đi mà không có một lý do thuyết phục nào đó thì chắc chắn bước đường công danh của bạn sẽ bị hạn chế.
Để đạt được những lợi ích lâu dài, hãy đảm nhận nhiệm vụ và làm cho chuyến công tác của bạn trở nên có ích nhất. Lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn giảm được những rắc rối bất ngờ, làm tăng sự thỏa mãn và nâng cao hình tượng của bạn. Chúc bạn thượng lộ bình an!
